Todoist: organisiere deine Aufgaben und Projekte als Freelancer

Todoist ist ein Aufgabenmanager: eine App, in der du alles notierst, was du zu tun hast, es nach Projekten ordnest und zum richtigen Zeitpunkt erinnert wirst. Ihre Stärke ist die Geschwindigkeit der Eingabe. Du tippst „Angebot an Julie morgen 9 Uhr schicken“, und Todoist versteht Datum und Uhrzeit und legt die Aufgabe an. Die App gibt es im Web, für Mac, Windows, iOS und Android sowie als Chrome-Erweiterung, mit sofortiger Synchronisierung über alle Geräte.

Für Freelancer, die mehrere Kunden gleichzeitig betreuen und eine verlässliche Liste brauchen, damit nichts durchrutscht: Nachfassen, Lieferungen, Rechnungen, Termine. Wenn du allein oder mit ein, zwei Partnern arbeitest, deckt Todoist das Wesentliche ab, ohne dich mit Optionen zu überfordern. Steuerst du dagegen Projekte mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und Gantt-Ansicht, schau dir eher ClickUp oder Asana an. Und für ein visuelles Fortschritts-Board, das du mit einem Kunden teilst, bleibt Trello besser geeignet.

• Schnell erfassen: Schnelleingabe in natürlicher Sprache, Spracheingabe, E-Mails aus Gmail oder Outlook in Aufgaben verwandeln, und eine Chrome-Erweiterung, um eine Webseite als Aufgabe zu speichern.
• Nach Projekten ordnen: Projekte, Abschnitte, Labels (@email, @warten), 4 Prioritätsstufen und wiederkehrende Aufgaben („jeden 2. Dienstag“).
• Den Tag planen: Ansichten Heute und Demnächst, Kalenderansicht, Aufgabendauer und Fristen für einen realistischen Zeitplan.
• Anders sehen: Listenansicht, Board-Ansicht im Kanban-Stil und in Pro eine Kalenderansicht für jedes Projekt.
• Tools verbinden: über 90 Integrationen, darunter Google Kalender, Slack, Outlook, Zapier und Sprachassistenten.
• Zusammenarbeiten: Projekte mit bis zu 5 Personen teilen, und mit dem Business-Plan ein eigener Teambereich.

• Starter: kostenlos. 5 persönliche Projekte, intelligente Schnelleingabe, Erinnerungen, Listen- und Board-Ansicht, 3 Filteransichten, eine Woche Verlauf, E-Mail- und Kalenderintegrationen.
• Pro: 5 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung (60 $ pro Jahr) oder 7 $ pro Monat monatlich. 300 Projekte, Kalenderansicht, Aufgabendauer, individuelle Erinnerungen, 150 Filteransichten, vollständiger Verlauf, Task Assist, unbegrenzte Spracheingabe.
• Business: 8 $ pro Nutzer und Monat jährlich (96 $ pro Jahr und Nutzer) oder 10 $ monatlich, zuzüglich lokaler Steuern. Gemeinsamer Teambereich, 500 Teamprojekte, geteilte Vorlagen, Rollen und Berechtigungen.

Preise im November 2026 auf todoist.com geprüft.

Bei FreelanceKit haben wir Todoist aufgenommen, weil es das Aufgaben-Tool ist, das im Alltag am wenigsten Aufwand verlangt. Die Eingabe in natürlicher Sprache und die Verfügbarkeit auf allen Geräten sorgen dafür, dass du es wirklich nutzt, und genau darum geht es bei einer To-do-Liste. Mit dem Gratisplan kannst du die Organisation nach Projekten testen, ohne die Kreditkarte zu zücken, und der Pro-Plan bleibt einer der günstigsten seiner Kategorie.

Die Schwäche, die du kennen solltest: Todoist ist kein Projektmanagement-Tool. Keine Zeiterfassung, kein Gantt, keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Und die Grenze von 5 Projekten im Gratisplan ist schnell erreicht, sobald du ein Projekt pro Kunde willst: Dann musst du auf Pro wechseln. Die Preise sind in Dollar, lokale Steuern kommen dazu.

Wenn du zwischen Todoist, Trello, Notion, ClickUp und Asana schwankst, schau dir unsere Seite mit den Alternativen zu Todoist an.